Çevirmenlerinizle toplantınızın tarihinden en az birkaç hafta önce temasa geçin.
Çevirmenlerinizle daha iyi bir bilgi akışı sağlamak için çeviri hizmetleri sözleşmenizi, çevirmenleriniz veya çevirmenlerinizin sekretaryası ile doğrudan yapmaya özen gösterin. Bunun mümkün olmadığı hallerde, toplantınızdan birkaç gün önce çevirmenlerinizle doğrudan temasa geçmeyi unutmayın.
Çeviri hizmetleri için teklif isterken taslak da olsa etkinliğin programını paylaşın. Çevirmenleriniz veya sekretaryaları, çalışma saatleri, toplantı dilleri ve toplantınızın konusuna göre en doğru ekibi kuracaktır.
Ardıl çeviri (konsekütif) hizmeti talep ettiğiniz takdirde, bu tür çevirinin de en az simultane çeviri kadar zor bir beceri gerektirdiğini ve doğası gereği toplantının süresini iki katına çıkardığını unutmayın.
Çevirmenlere toplantıdan en geç birkaç gün önce taslak halinde de olsa sunumları, konuşma notlarını, en güncel programı ve/veya tanıtım materyallerini gönderirseniz onlar da toplantınıza en iyi şekilde hazırlık yapabilir. Toplantı günü size ulaşan yeni veya güncellenmiş konuşma metinlerini de çevirmenlerle paylaşmaya özen gösterin. Bütün dokümanlarınız arzu ederseniz iş bitiminde size teslim edilecektir. Ayrıca, her sözleşmenin ekinde olan TKTD Çalışma Koşulları ile çevirmen işten önce, iş sırasında ve sonrasında gizlilik taahhüdünde bulunmuş olur.
Konunuz çok teknik ise, toplantınızdan birkaç gün önce çevirmenlerinizle fiziksel veya internet üzerinden bir ön toplantı talep edebilirsiniz.
Katılımcıların alışık olduğu terimleri içeren bir terim listeniz varsa bunu çevirmenlerinizle paylaşın.
Salonunuz kabin sığmayacak kadar küçük ise infoport/bidül/tour guide sistemi adı verilen ve kabinsiz olarak simultane çeviriyi mümkün kılan bir sistem kullanabilirsiniz. Ancak, bu sistemin çok kanallı olması gerekir ki çevirmenler de alacakları ayrı bir kulaklıktan doğrudan konuşmacıyı duyabilsin. Aksi takdirde çevirmenler ortam sesinden konuşmayı takip etmekte zorlanabilir. Ayrıca bazı katılımcılar da çevirmenlerin ortamdaki seslerinden rahatsız olabilmektedir.
Benzer şekilde, salon kabin kurulmasına müsait değilse, sadece bir veya iki kişinin çeviri ihtiyacı varsa ve toplantı nispeten kısaysa, bir simultane çeviri türü olan fısıltı çeviri (whispering) de düşünülebilir. Ama bunda da diğer katılımcılar sürekli fısıldayarak çeviri yapan çevirmenin sesinden rahatsız olabilir.
Katılımcılarınız farklı şehirlerde ise ve çevirinizi yayınlayacaksanız öncelikle bunun için çevirmenlerinizi bilgilendirmeniz gerektiğini unutmayın. Çevirmenin konuşmacıyla aynı ortamda bulunmadığı durumlarda da ses kalitesindeki düşüşten kaynaklanacak sorunları engellemek için mutlaka Uluslararası Konferans Tercümanları Derneği AIIC’in Ocak 2019’da yayımladığı Uzaktan Çeviri Kılavuzuna uygun koşulların sağlandığından emin olun.
Konferans merkezi, otel veya diğer toplantı mekânlarındaki kabinler ve ekipman kullanılacaksa, bunların sabit kabinlere dair TS ISO 2603 ve ekipmana dair TS ISO 20109 standardına uygun olduğundan emin olun.
Toplantı mekânında simultane çeviri için kabin ve ekipman yok ise, kabinleri ve ekipmanı temin etmek amacıyla, taşınabilir kabinler için TS ISO 4043 ve ekipmana dair TS ISO 20109 standardına uygun teknik donanım sağlayan ekipman kiralama şirketleriyle çalıştığınıza emin olun.
Simultane çeviri kabinlerinin konuşmacı ve sahneyi doğrudan görebilecek şekilde, büyük bir salonun en arkasında ise, bir platformun üzerine yerleştirilmiş olduğuna dikkat edin. Teknik uyumsuzlukları önlemek için çeviri ekipmanı ile salonunun ses sisteminin aynı yerden kiralanması tavsiye edilir.
Kabinlerin perdeden uzak olduğu durumlarda çevirmenlerin sunumları takip etmesi zor olacağından kabine monitör konması veya bu mümkün değilse sunumların çıktılarının veya elektronik kopyalarının çevirmenlere verilmesi tavsiye edilir.
Her halükarda teknik konularda işin uzmanı teknik ekipman sağlayıcılarıdır. İhtiyaçlarınızı ve beklentilerinizi anlattığınızda size o konuda en iyi çözümü sunacaklardır.
Konferans mekânında çevirmenlere bilgi aktarmakla görevli bir koordinatör tayin etmeniz faydalı olacaktır. Özellikle çok çevirmenin çalıştığı ve/veya birden fazla mekânda çeviri hizmeti verildiği durumlarda koordinatörünüzün yanı sıra, kabinde çalışmayan bir “koordinatör çevirmen”in istihdam edilmesi özellikle tavsiye edilir.
Özellikle çok sayıda çevirmenin çalıştığı ve/veya birden fazla mekânda çeviri hizmetinin sağlandığı toplantılarda çevirmenlerle bilgi akışını sağlamak açısından ayrı bir “çevirmen odası” tahsis etmek faydalı olabilir.
Daha ayrıntılı bilgi için TKTD Çalışma Koşullarına ve Uluslararası Konferans Tercümanları Derneği AIIC’in sayfasına bakabilirsiniz.